Yüzlerce e-posta ile nasıl başa çıkılır?

Araştırmalara göre dünya çapında bir gün içinde milyarlarca e-posta gönderiliyor. Gün boyunca gelen onlarca hatta yüzlerce e-posta, özellikle iş yerlerinde çalışanların işlerine odaklanamamalarına ve üzerinde çalıştıkları işlerin aksamasına neden oluyor. Xerox iş analistleri, çalışanların e-posta yoğunluğu altında asıl iş odağını kaybetmeden verimli çalışabilmeleri için şunları tavsiye ediyor:

E-postalarınızı belirli aralıklarla kontrol edin

Gelen e-postalara geldikleri anda cevap vermek zorunda değilseniz hemen okumak ve cevaplamak yerine günün belirli saatlerini e-posta hesabınızı kontol etmek için belirleyin. Devamlı olarak e-postalarınızı kontrol etme alışkanlığına sahipseniz bu alışkanlığınızı değiştirmeniz zaman alacaktır; ancak başardığınızda çalışma alışkanlıklarınızda iyi yönde büyük değişimler olduğunu fark edeceksiniz.

E-posta ayarlarını düzenleyin

E-posta kutunuzu sık kontrol etmeseniz bile e-posta uygulamanız her yeni gelen e-postada ön izlemeli ve sesli olarak size bildirim göndermek üzere ayarlanmış olabilir; bu da dikkatinizin dağılmasına neden olur. Xerox iş analistleri, e-posta uygulamanızın ayarlarını düzenleyerek, anlık yerine belirli aralıklarla size bildirim göndermesini ya da acil kodu ile tanımlanmamış e-postaların uyarı mesaj (push message) notu olarak görünmesini engellemenizi tavsiye ediyor.

Okuyun ve eyleme dökün

Bazı e-postalar sadece bilgi içerse de bazıları hızlı cevaplamak, içindeki dosyayı arşivlemek, silmek veya bastırmak gibi işlemler gerektirebilir. Aldığınız e-postada yapmanız gereken işlemi ertelemeniz durumunda ise aynı e-postayı ikinci veya üçüncü kez okumak durumunda kalabilirsiniz. Bu da çalışanlarda zaman ve efor kaybına yol açıyor. Xerox iş analistlerine göre böyle bir durumda yapılması gereken şey, aldığınız e-postayı o an çözüme kavuşturmak veya o e-postanın içeriğini ve yanıtlanması gereken son tarihi biliyorsanız gerektirdiği işlemi yapabilecek uygunluğa sahip olmadan e-postayı okumamak.

E-postanın konu kısmına özen gösterin

Konu kısmı boş bırakılan veya yeterince açıklayıcı olmayan e-postalar alıcı için anlaşılması güç mesajlardır ve zaman kaybettirir. Xerox iş analistlerine göre gönderdiğiniz e-postaların konu bölümünde olabildiğince açıklayıcı olmanız e-postanızın etkileyiciliği ve işlerliği açısından son derece önemli. Örneğin; konu bölümüne “Satış Raporları” yerine  “Satış Raporları - Cuma’ya kadar değerlendirilmesi gerekiyor” şeklinde bir açıklama yazılması iki taraf için de iş ve zaman kaybı yaşamamak için ideal olacaktır.

E-postanızın içeriğini ön yazıda tanımlayın

E-postanıza dosya ekliyse kısa ve açıklayıcı bir ön yazı yazmadan sadece dosyayı göndermeyin. Xerox iş analistleri, e-postayı alan kişinin dosyayı açması, konuyu anlaması zaman alacağından böyle bir davranışın hem yanlış anlamalara hem de e-postaya gereken ilginin gösterilmemesine neden olacağını söylüyor. Ekli gönderdiğiniz dosyalarda ne olduğunu ve gönderdiğiniz kişiden beklentinizi mesajınızın ön yazısında kısaca anlatırsanız, gönderdiğiniz e-postanın daha iyi anlaşılmasını ve daha hızlı incelenerek size dönülmesini sağlarsınız.

Konu dışına çıkmayın

Tek bir e-postada birçok konudan bahsetmek ve metni uzun tutmak, içeriğin alıcı tarafından tam olarak anlaşılamamasına, e-postanın bastırılarak kağıt ve toner israfı yapılmasına sebep olur. Xerox iş analistlerine göre, çok sayıda farklı konuya tek e-postada yer vermemek, göndereceğiniz e-posta uzun ise paragraflar arası boşluklar bırakmak ve noktalama işaretlerine özen göstermek, e-postanın anlaşılabilirliği için büyük önem arz ediyor.

Alıcı kişileri doğru belirleyin

E-postada bahsedilen içeriğin e-postanın gönderildiği veya bilgi kısmına eklenen kişiyi ilgilendiriyor olması iş yeri üretkenliğini etkileyen önemli unsurlardan biri. Xerox iş analistleri, yorum ve aksiyon beklediğiniz kişilerin Alıcı (To) kısmında, sadece haberi olmasını ve konuyu takip etmesini istediğiniz kişilerin “Bilgi (Cc) kısmında, e-postayı gönderdiğiniz kişilerin haberi olmadan konuyu gizlice takip etmesini istediğiniz kişilerin ise Gizli (Bcc) kısmında yer alması gerektiğini belirtiyorlar. Bunların doğru kullanılmaması yanlış anlamalara neden olabiliyor. Aynı şekilde, e-postada bahsedilen konu ile ilgisi olmayan kişileri alıcı olarak eklememek, çalışanların dikkatinin dağılmaması için Xerox iş analistlerinin dikkat edilmesini tavsiye ettiği bir başka husus.

İstenmeyen e-postaları engelleyin

Hemen hemen her e-posta kullanıcısının şikayetçi olduğu istenmeyen mailler, çalışanların iş odaklarının dağılmasına ve vakit kaybı yaşamalarına neden olan bir başka etken. Xerox uzmanlarına göre, istenmeyen e-postaların gönderici adreslerini engellemek e-posta hesabınızı daha verimli kullanmanızı sağlayacak önemli konulardan biri. İstenmeyen e-postaları almamak için e-postada genelde sayfa sonunda bulunan “abonelikten ayrıl” ve “aboneliği kaldır” seçenekleri kullanılabilir.

Düzenli yazışılan kişiler için özel klasörler oluşturun

Xerox iş analistleri, düzenli olarak e-posta alıp gönderdiğiniz kişilerle yaptığınız yazışmalara hızla erişmek ve gelen e-postaları gözden kaçırmamak için Gelen kutunuzda bu kişiler için özel klasörler oluşturmanızı tavsiye ediyor.

Ekli dosyaların sayısını azaltın, link ve bulut servisler kullanın

Boyutu yüksek dosyaların e-postalara eklenmesi alıcıların uzun bir indirme süresi ayırmasına ve e-posta kutusu alanlarının kısa sürede dolmasına neden olur. Xerox iş analistleri, aynı e-posta içinde çok fazla dosya göndermenin, karşı tarafta kafa karışıklığına neden olacağını söylüyor. E-posta ile dosya göndermek yerine mümkün olduğunca linklere yer vermeniz, WeTransfer, DropBox gibi bulut (cloud) servisleri tercih etmeniz, PowerPoint gibi yüksek boyutlu dosyaları PDF dosyasına çevirerek göndermeniz veya WinZip, StuffIt gibi alternatif dosya sıkıştırma programlarını kullanmanız Xerox iş analistlerinin verdiği bir başka tavsiye.

Cevap yollarını çeşitlendirin

Xerox iş analistleri, gönderdiğiniz e-postaların içeriğinde telefon numaranızın ve diğer iletişim bilgilerinizin yer aldığı bir imzaya yer vermeniz gerektiğini söylüyor. Böylelikle alıcılar telefon veya başka bir iletişim aracı ile daha iyi anlatabileceklerini düşündükleri konular için e-postayı tercih etmek zorunda kalmaz ve hızlıca ulaşmak isterlerse iletişim bilgilerinizden size ulaşmış olurlar. 

E-postaları basarak okumayın

Xerox iş analistleri, özellikle ileri yaştaki kişilerin böyle bir alışkanlığa sahip olduklarını ve mesajları kağıt üzerinden okuduklarında daha iyi anladıklarını belirtiyor. Xerox iş analistleri, e-postaları illa basmak zorunda hissedenlere de arkalı önlü baskı alarak ve baskı ekranında ön izleme yaparak baskı yapmalarını, böylece kağıt ve toner kullanımını azaltmalarını öneriyor. Ayrıca imkan varsa Xerox GreenPrint gibi baskı tasarruf yazılımlarını kullanarak, basılması gerekmeyen bölümleri ayıklayıp baskı alınmasını tavsiye ediyorlar.